Wil je als werkgever gebruik blijven maken van de vrijstellingsregeling van doorstorting bedrijfsvoorheffing voor ploegen- en nachtarbeid, dan dient de ploegen- en nachtpremie vanaf 1 april 2024 te zijn vastgelegd in een cao, het arbeidsreglement of de individuele arbeidsovereenkomst. Deze vereiste kadert binnen de aangescherpte toepassingsvoorwaarden voor de vrijstelling die van toepassing zijn sinds 1 april 2022. Voor een eventuele aanpassing van hun cao’s, arbeidsreglementen of arbeidsovereenkomsten kregen werkgevers wat meer tijd. Maar die overgangsregeling loopt bijna af… In deze nieuwsbrief gaan we in op een aantal praktische vragen omtrent deze nieuwe vereiste.

1. Recap: een verstrenging van de vrijstellingsvoorwaarden in 2022

In 2022 werden een aantal toepassingsvoorwaarden om te kunnen genieten van de vrijstellingsregeling aangescherpt. Zonder exhaustief te zijn[1], betroffen een aantal van de belangrijkste verduidelijkingen en wijzigingen: (i) de vereiste dat de premies voortaan aan een minimumgrens moeten voldoen, (ii) een strikte opsplitsing tussen de regels die van toepassing zijn in geval van ploegenarbeid enerzijds en nachtarbeid anderzijds, en (iii) aanpassingen aan de 1/3^de norm.

Hoewel in fiscale controles reeds standaard de toepasselijke cao’s en arbeidsreglementen worden opgevraagd, kan een werkgever de vrijstelling heden nog toepassen zonder dat de ploegen- of nachtpremie daarin is vastgelegd. Daar komt met ingang van 1 april 2024 verandering in. Een premie die men vanaf die datum betaalt of toekent, komt voortaan enkel in aanmerking voor de toepassing van de vrijstelling indien deze bij cao, in het arbeidsreglement of in een arbeidsovereenkomst tussen de werkgever en de werknemer is vastgelegd.

2. F.A.Q.

2.1 Is deze vormvoorwaarde ook van toepassing op ploegen- en nachtpremies die al werden ingevoerd voor 1 april 2024?

De nieuwe voorwaarde geldt voor premies die worden betaald of toegekend vanaf 1 april 2024, ongeacht of die premie voordien al bestond dan wel pas vanaf 1 april 2024 wordt geïntroduceerd.

Stel dat een werkgever telkens op het einde van de maand de bezoldigingen uitbetaalt, dan moeten de ploegen- of nachtpremies die voor de maand april 2024 worden betaald, vervat zijn in een sociaalrechtelijk document.

2.2 Ik ken aan de werknemers een ploegen- of nachtpremie toe conform de sectorale voorwaarden. Moet ik het één en ander bevestigen in een afzonderlijke ondernemings-cao, het arbeidsreglement of een individuele arbeidsovereenkomst?

Volgens de parlementaire voorbereiding volstaat het dat de ploegen- of nachtpremie vervat ligt in “een op de onderneming van toepassing verklaarde cao”. De regelgeving voorziet aldus niet uitdrukkelijk dat het moet gaan om een ondernemings-cao.

Indien de sectorale cao algemeen verbindend is verklaard (wat meestal het geval is) dan is deze sectorale cao van toepassing op alle werkgevers en werknemers die onder het toepassingsgebied vallen van het paritair comité waarbinnen de cao is afgesloten[2].

Ook wanneer de sectorale cao die een ploegen- of nachtpremie toekent niet algemeen verbindend is verklaard, is een werkgever gehouden tot naleving ervan, zelfs indien de werkgever niet is aangesloten bij een representatieve werkgeversorganisatie[3], tenzij men er in dit laatste geval uitdrukkelijk van afwijkt in een individuele arbeidsovereenkomst.

In die zin is met de sectorale cao dan voldaan aan de vereiste dat de toekenning van de ploegen- of nachtpremie vervat ligt in “een op de onderneming van toepassing verklaarde cao” en is het afsluiten van een bijkomende ondernemings-cao niet vereist. 

Let wel, de naleving van een sectorale cao vormt voor een werkgever geen enkele garantie dat aan de voorwaarden is voldaan om te kunnen genieten van de vrijstellingsregeling.

2.3Wat moet men precies opnemen in de cao, het arbeidsreglement of de individuele arbeidsovereenkomst?

Op basis van de wet moet een ploegen -of nachtpremie (i) worden toegekend naar aanleiding van de uitoefening van ploegenarbeid of nachtarbeid, (ii) minimaal 2 % (ploegenpremie) of 12 % (nachtarbeid) bedragen en (iii) bovendien zijn vastgelegd in een sociaalrechtelijk document.

De fiscus zal steeds toetsen of de premie voldoet aan deze drie voorwaarden. De naam die men aan de premie geeft, is niet doorslaggevend. In de praktijk is het dus aangewezen om minstens kort de reden voor toekenning van de premie alsook het bedrag (percentage, vast bedrag, periodiciteit…) op te nemen in het sociaalrechtelijk document.

Bij het uitwerken van meer gedetailleerde toekenningsmodaliteiten is het in elk geval aangewezen deze te toetsen aan de verschillende vrijstellingsvereisten (bv. wordt de premie toegekend aan alle werknemers die ploegenarbeid verrichten?, vormt de uitoefening van ploegenarbeid de aanleiding voor de toekenning van de premie?, wat met de toekenning van de premie in geval van een schorsing van de arbeidsovereenkomst, of tewerkstelling in dagploeg?).

2.4 De werknemers hebben recht op een ploegen- of nachtpremie volgens ondernemingseigen modaliteiten. Kies ik dan beter voor een ondernemings-cao, het arbeidsreglement of toch maar een vermelding in de individuele arbeidsovereenkomst?

Er bestaat geen éénduidig antwoord op deze vraag. Veel zal afhangen van de concrete omstandigheden.

In elk geval moet men rekening houden met de specifieke vereisten, eigen aan het format waarvoor men opteert, alsook de gevolgen die voortvloeien uit de hiërarchie van de rechtsbronnen.

• Enkele aandachtspunten bij het afsluiten van een ondernemings-cao

Een ondernemings-cao wordt ondertekend door de werkgever en de representatieve werknemersorganisatie(s). In de praktijk wordt deze laatste vertegenwoordigd door de externe vakbondssecretaris.

Een ondernemings-cao moet ook een aantal verplichte vermeldingen bevatten, zoals voorgeschreven door de CAO-wet. Ontbreken één of meerdere verplichte vermeldingen, dan zal de FOD WASO de registratie van de cao weigeren. De registratieformaliteit mag men niet uit het oog verliezen. Een niet-geregistreerde cao is geen cao in de zin van de CAO-wet. Dit betekent echter niet dat een niet-geregistreerde cao geen juridische gevolgen met zich kan meebrengen.

Tot slot, bij het opstellen van een ondernemings-cao is het ook belangrijk om te anticiperen op de doorwerking van individueel normatieve bepalingen in de individuele arbeidsovereenkomst en om de noodzakelijke clausules op te nemen om dit te verhinderen.

• De wijziging van het arbeidsreglement

Het arbeidsreglement kan men niet van de ene dag op de andere wijzigen. Een specifieke (en vrij formalistische) procedure is van toepassing. Deze procedure verschilt al naargelang er in de onderneming een ondernemingsraad actief is.

• Een vermelding in de individuele arbeidsovereenkomst

De wetgever voorziet ook in de mogelijkheid om melding te maken van de ploegen- en/of nachtpremie in de individuele arbeidsovereenkomst.

Dit betekent dat een werkgever met elke individuele werknemer die op 1 april 2024 reeds in dienst is een bijlage bij de arbeidsovereenkomst zou moeten ondertekenen, hetgeen administratieve opvolging vergt. Voor nieuwe aanwervingen kan de werkgever voortaan een standaardbepaling opnemen in de arbeidsovereenkomst.

2.5 Cao, arbeidsreglement of individuele arbeidsovereenkomst: de impact van de houding van de overige betrokken partijen

Een ondernemings-cao sluit een werkgever niet alleen af, de aanpassing van het arbeidsreglement is slechts mogelijk na naleving van een bijzondere procedure en een vermelding in de individuele arbeidsovereenkomst veronderstelt het akkoord van de werknemer.

Wat indien een vakbond slechts bereid is mee te werken aan de ondertekening van een ondernemings-cao mits andere sociale eisen worden ingewilligd? Wat indien de leden van de ondernemingsraad slechts akkoord gaan met een aanvulling van het arbeidsreglement als ook andere passages worden aangepast? Ook deze overwegingen kunnen een rol spelen wanneer men een beslissing neemt over het sociaalrechtelijk document waarin men de ploegen- of nachtpremie opneemt.

Indien je bijkomende vragen zou hebben omtrent dit onderwerp,  aarzel dan niet contact op te nemen. Tiberghien en ALTIUS kunnen assisteren bij het opstellen van de noodzakelijke documentatie, het analyseren van het in de onderneming toepasselijke premiestelsel, het verlenen van bijstand bij fiscale controles,… 

Deze blog werd geschreven in samenwerking met Daan Buylaert (Partner, Tiberghien) en Gauthier Vandenbossche (Scientific Advisor, Tiberghien).

---

[1] Voor meer achtergrond verwijzen we naar de eerdere nieuwsflashes: https://www.tiberghien.com/nl/3333/wijzigingen-aan-de-vrijstelling-van-doorstorting-van-bedrijfsvoorheffing-voor-ploegen-en-nachtarbeid-op-til en https://www.tiberghien.com/nl/3357/wetsontwerp-houdende-verlaging-van-lasten-op-arbeid-aandachtspunten-voor-de-uitzendsector.

[2] Uiteraard geldt het één en ander enkel voor zover de werkgever en werknemer onder het toepassingsgebied vallen van dergelijke algemeen verbindend verklaarde cao.

[3] Het betreft immers een individueel normatieve bepaling die de betrekking regelt tussen werkgever en werknemer.

[4] BV-vrijstelling ploegenarbeid: enkel identiek werk qua omvang niet ongrondwettelijk https://tiberghien.com/nl/3898/bv-vrijstelling-ploegenarbeid-enkel-identiek-werk-qua-omvang-niet-ongrondwettelijk

Contact

• Emma Van Caenegem

  Counsel