Management Assistant

À propos d’ALTIUS

ALTIUS est un cabinet d’avocats belge indépendant situé à Bruxelles (Tour & Taxis). ALTIUS compte actuellement 75 avocats et 25 collaborateurs. Nous sommes un cabinet full service et nous conseillons des entreprises belges et internationales sur les aspects juridiques de leurs activités, transactions et litiges. Chez ALTIUS, nous abordons le droit différemment. Aller plus loin et remettre en question le statu quo font partie de notre manière de travailler avec chaque collègue, client et partenaire commercial. Open minds et bold ideas – c’est ce qui fait de nous bien plus qu’un simple bon cabinet d’avocats.

Nous recherchons des personnes motivées et prêtes à faire ce petit effort supplémentaire, ouvertes d’esprit, qui fournissent un travail de qualité et qui n’ont pas peur de challenger et d’être challengées.

Description de la fonction

En tant que Management Assistant, vous apportez un soutien administratif complet à un ou plusieurs partners ainsi qu’à leur équipe d’avocats. Votre objectif principal est d’assurer le bon fonctionnement quotidien en prenant en charge de manière proactive un large éventail de tâches administratives, afin que l’équipe puisse se concentrer sur son cœur de métier: le travail juridique.

La fonction comprend notamment les tâches suivantes :

• Vous traitez la correspondance par e-mail et/ou courrier;
• Vous assurez le suivi correct et l’archivage de la correspondance et des documents;
• Vous ouvrez et gérez les dossiers clients dans notre logiciel de gestion;
• Vous coordonnez les déplacements et fournissez tous les documents justificatifs;
• Vous vous occupez des inscriptions aux séminaires et événements ainsi que de leur suivi administratif;
• Vous élaborez, gérez et suivez les notes de frais;
• Vous assurez le suivi des délais et la gestion des agendas;
• Vous préparez et vérifiez les timesheets;
• Vous créez et mettez à jour les projets de factures conformément aux directives et aux retours de l’équipe juridique;
• Vous apportez un soutien à l’équipe comptable dans la préparation et l’envoi des factures aux clients;
• Vous réalisez la mise en page et l’uniformisation de documents Microsoft Word;
• Vous relisez et contrôlez la qualité des documents;
• Vous organisez et coordonnez des séminaires (internes);
• Vous effectuez diverses tâches administratives telles que l’impression de documents, le maintien des systèmes d’archivage, etc.;
• Tâches supplémentaires possibles si vous êtes titulaire d’un bachelier “Paralegal Assistant” :
  • Vous réalisez des recherches et des analyses statistiques/documentaires;
  • Vous recherchez et développez des informations pertinentes pour les dossiers.

Profil

• Vous êtes francophone et/ou néerlandophone avec une très bonne connaissance de l’autre langue et de l’anglais (oral et écrit);
• Vous êtes titulaire d’un Bachelor ou d’un Master dans un domaine pertinent (Bachelor Office Management, Bachelor Paralegal, Master en Traduction, etc.);
• Vous avez de préférence quelques années d’expérience dans une fonction similaire, ou vous compensez par un état d’esprit motivé et une forte volonté d’apprendre rapidement;
• Vous avez une connaissance avancée de Word (track changes, cross reference, numérotation avancée, …), PowerPoint, Outlook (gestion d’agenda, organisation des e-mails) et Excel;
• Vous êtes résistant(e) au stress et capable de gérer plusieurs priorités simultanément grâce à vos solides compétences organisationnelles;
• Vous avez un grand souci du détail et un haut niveau d’exigence en matière de qualité;
• Vous avez une attitude positive et prenez volontiers des initiatives;
• Vous êtes dynamique, pragmatique et serviable;
• Vous êtes un(e) team player tout en étant capable de travailler de manière autonome.

Notre offre

• Une fonction stimulante avec des tâches variées au sein d’un cabinet d’avocats renommé avec des clients et des dossiers internationaux;
• Un contrat à durée indéterminée, un salaire attractif avec des avantages extralégaux, des horaires de travail flexibles et la possibilité de télétravailler 1 jour par semaine:
  • Chèques-repas, remboursement des frais de transport en commun, assurance hospitalisation et assurance de groupe, 13e mois.
• Un bureau récemment rénové dans le magnifique bâtiment Royal Depot sur le site de Tour & Taxis – facilement accessible en voiture et en train depuis la Gare du Nord (1,5 km). Une navette circule toutes les 5 minutes depuis et vers la gare.
• La possibilité de participer à toutes sortes d’activités (week-end ALTIUS, drinks, activités sportives, …).

Êtes-vous le héros du multitasking que nous recherchons? Postulez dès aujourd’hui et venez renforcer notre équipe!