Management Assistant

À propos d’ALTIUS

ALTIUS est un cabinet d’avocats belge indépendant situé à Bruxelles (Tour & Taxis). ALTIUS compte actuellement 75 avocats et 25 collaborateurs. Nous sommes un cabinet full service et nous conseillons des entreprises belges et internationales sur les aspects juridiques de leurs activités, transactions et litiges. Chez ALTIUS, nous abordons le droit différemment. Aller plus loin et remettre en question le statu quo font partie de notre manière de travailler avec chaque collègue, client et partenaire commercial. Nous recherchons des candidats motivés, ouverts d’esprit, orientés qualité et prêts à challenger et à être challengés.

Nous recherchons des personnes motivées et prêtes à faire ce petit effort supplémentaire, ouvertes d’esprit, qui fournissent un travail de qualité et qui n’ont pas peur de challenger et d’être challengées.

Description de la fonction

En tant que Management Assistant, vous êtes responsable du soutien d’un associé et d’une équipe d’avocats. Votre mission principale est de décharger l’associé et les avocats des tâches administratives et organisationnelles, afin qu’ils puissent se concentrer sur leur travail juridique. La fonction comprend notamment les tâches suivantes:

• Traitement et rédaction d’avis juridiques, de documents, de rapports et de correspondance par e-mail et/ou courrier;
• Gestion du courrier entrant et sortant;
• Ouverture et suivi des dossiers clients dans notre logiciel de gestion;
• Archivage correct de la correspondance et des documents;
• Établissement et vérification des prestations (relevés d’heures);
• Coordination des arrangements de voyage (réservations d’hôtel, de vol et de train) et fourniture de toute la documentation nécessaire;
• Suivi des délais et gestion de l’agenda (notamment les délais dans les procédures ou les transactions);
• Relecture et contrôle qualité des documents;
• Création de présentations PowerPoint;
• Organisation et coordination de séminaires (internes);
• Diverses tâches administratives, telles que l’impression de copies, la gestion des archives, etc.;
• Tâches supplémentaires possibles si vous êtes titulaire d’un diplôme de bachelier « Assistant Juridique »:
  • Réalisation de recherches et d’études statistiques/documentaires;
  • Recherche et développement d’informations pertinentes pour les dossiers.

Profil

• Vous êtes de préférence titulaire d’un diplôme de bachelier ou de master dans un domaine connexe (bachelier en Office Management, bachelier en Assistance Juridique, master en Traduction, bachelier académique en Droit, etc.);
• Vous avez plusieurs années d’expérience dans une fonction similaire;
• Vous avez une connaissance approfondie de Microsoft Office 365, en particulier:
  • Word (suivi des modifications, références croisées, comparaison de documents, numérotation avancée, etc.);
  • Outlook (gestion de l’agenda, organisation des e-mails).
• Vous êtes de langue maternelle néerlandaise ou française avec une très bonne connaissance de l’autre langue et de l’anglais (parlé et écrit);
• Vous êtes résistant(e) au stress et capable de gérer plusieurs priorités et échéances;
• Grand souci du détail avec un engagement pour la qualité;
• Attitude positive et sens de l’initiative;
• Team player capable également de travailler de manière autonome;
• Une approche dynamique, hands-on et serviable vous caractérise.

Notre offre

• Une fonction stimulante avec des tâches variées au sein d’un cabinet d’avocats renommé avec des clients et des dossiers internationaux;
• Un contrat à durée indéterminée, un salaire attractif avec des avantages extralégaux, des horaires de travail flexibles et la possibilité de télétravailler 1 jour par semaine:
  • Chèques-repas, remboursement des frais de transport en commun, assurance hospitalisation et assurance de groupe, 13e mois.
• Un bureau récemment rénové dans le magnifique bâtiment Royal Depot sur le site de Tour & Taxis – facilement accessible en voiture et en train depuis la Gare du Nord (1,5 km). Une navette circule toutes les 5 minutes depuis et vers la gare.
• La possibilité de participer à toutes sortes d’activités (week-end ALTIUS, drinks, activités sportives, …).

Êtes-vous le héros du multitasking que nous recherchons? Postulez dès aujourd’hui et venez renforcer notre équipe dynamique!