Management Assistant

Over ALTIUS

ALTIUS is een onafhankelijk Belgisch advocatenkantoor gevestigd in Brussel (Tour & Taxis) met momenteel 75 advocaten en 25 medewerkers. Wij zijn een full-service advocatenkantoor dat zowel Belgische als internationale bedrijven adviseert over de juridische aspecten van hun organisatie, transacties en geschillen. Bij ALTIUS pakken we de zaken anders aan. De status quo uitdagen, dat is hoe we werken met elke collega, cliënt en zakenpartner. Open minds en bold ideas  – dat maakt ons zoveel meer dan gewoon een goed advocatenkantoor.

We zoeken mensen die gemotiveerd en bereid zijn nét dat beetje extra te doen, open-minded zijn, kwaliteit leveren en niet bang zijn om uit te dagen en uitgedaagd te worden.

Functieomschrijving

Als Management Assistant bied je uitgebreide administratieve ondersteuning aan één of meerdere partners en hun team van advocaten. Je belangrijkste doel is te zorgen voor een vlotte dagelijkse werking door proactief een breed scala aan administratieve taken op te nemen, zodat het team zich kan focussen op hun kerntaak: juridisch werk.

De functie omvat onder meer de volgende taken:

• Verwerken van correspondentie per e-mail en/of brief;
• Zorgen voor correcte opvolging en archivering van correspondentie en documenten;
• Openen en bijhouden van cliëntendossiers in onze beheersoftware;
• Coördineren van reisarrangementen en aanleveren van alle ondersteunende documenten;
• Inschrijven voor seminaries en events en de administratieve opvolging hiervan;
• Opstellen, beheren en opvolgen van onkostennota’s;
• Opvolgen van deadlines en agendabeheer;
• Voorbereiden en controleren van timesheets op nauwkeurigheid;
• Aanmaken en updaten van ontwerpfacturen volgens richtlijnen en feedback van het juridisch team;
• Ondersteunen van het accounting team bij het voorbereiden en versturen van facturen aan cliënten;
• Opmaak en opmaakconsistentie van Microsoft Word-documenten;
• Nakijken en kwaliteitscontrole van documenten;
• Organiseren en coördineren van (interne) seminaries;
• Diverse administratieve taken zoals het afdrukken van prints, het onderhouden van archiveringssystemen, enz;
  
• Mogelijke extra taken indien u in het bezit bent van een bachelordiploma ‘Paralegal Assistant’:
  • Uitvoeren van onderzoeken en statistisch/documentair onderzoek;
  • Relevante informatie voor zaken zoeken en ontwikkelen.

Profiel

• Je bent Nederlands- en/of Franstalig en hebt een zeer goede kennis van de andere taal en het Engels (mondeling en schriftelijk);
• Je beschikt over een Bachelor- of Masterdiploma in een relevante studierichting (Bachelor Office Management, Bachelor Paralegal, Master Vertaling, enz.);
• Je hebt bij voorkeur enkele jaren ervaring in een gelijkaardige functie en bent geïnteresseerd in een baan in de juridische sector;
• Je hebt een gevorderde kennis van Word (track changes, cross reference, geavanceerde nummering, …), PowerPoint, Outlook (agendabeheer, e-mailorganisatie) en Excel;
• Je bent stressbestendig en in staat om meerdere prioriteiten tegelijk te beheren dankzij je sterke organisatorische vaardigheden;
• Je hebt een sterk oog voor detail en een hoge kwaliteitsstandaard;
• Je hebt een positieve ingesteldheid en neemt graag initiatief;
• Een dynamische, hands-on en behulpzame kenmerkt jou;
• Je bent een teamspeler, maar kan ook zelfstandig werken.

Ons aanbod

• Een uitdagende functie met gevarieerde taken bij een gerenommeerd advocatenkantoor met internationale cliënten en dossiers;
• Een contract voor onbepaalde duur, een aantrekkelijk salaris met extra voordelen, flexibele werktijden en de mogelijkheid om 1 dag per week thuis te werken:
  • Maaltijdcheques, vergoeding van openbaarvervoerskosten, hospitalisatie- en groepsverzekering, 13e maand.
• Een onlangs gerenoveerd kantoor in het prachtige Royal Depot-gebouw op de Tour & Taxis-site – gemakkelijk bereikbaar met de auto en met de trein vanaf het Noordstation (1,5 km). Er rijdt elke 5 minuten een pendelbus van en naar het treinstation.
• De mogelijkheid om deel te nemen aan allerlei activiteiten (ALTIUS-weekend, drinks, sportactiviteiten, …).

Ben jij de multitaskingheld die wij zoeken? Solliciteer vandaag en word deel van ons team!