Management Assistant

Over ALTIUS

ALTIUS is een onafhankelijk Belgisch advocatenkantoor gevestigd in Brussel (Tour & Taxis) met momenteel 75 advocaten en 25 medewerkers. Wij zijn een full-service advocatenkantoor dat zowel Belgische als internationale bedrijven adviseert over de juridische aspecten van hun organisatie, transacties en geschillen. Bij ALTIUS pakken we de zaken anders aan. De status quo uitdagen, dat is hoe we werken met elke collega, cliënt en zakenpartner. Open minds en bold ideas  – dat maakt ons zoveel meer dan gewoon een goed advocatenkantoor.

We zoeken mensen die gemotiveerd en bereid zijn nét dat beetje extra te doen, open-minded zijn, kwaliteit leveren en niet bang zijn om uit te dagen en uitgedaagd te worden.

Functieomschrijving

Als Management Assistent bent u verantwoordelijk voor de ondersteuning van een partner en een team advocaten. Uw belangrijkste taak is het ontlasten van de partner en advocaten van administratieve en organisatorische taken, zodat zij zich kunnen concentreren op hun juridische werk. De functie omvat onder andere de volgende taken:

• Verwerken en typen van juridisch advies, documenten, rapporten en correspondentie per e-mail en/of brief;
• Beheren van inkomende en uitgaande post;
• Openen en bijhouden van cliëntendossiers in onze beheersoftware;
• Zorgen voor een correcte archivering van correspondentie en documenten;
• Opstellen en controleren van prestaties (urenstaten) op juistheid;
• Coördineren van reisarrangementen (hotelreserveringen, vlieg- en treinreserveringen) en verstrekken van alle ondersteunende documentatie;
• Het bewaken van deadlines en agendabeheer (met name deadlines in procedures of transacties);
• Proeflezen en kwaliteitscontrole van documenten;
• Opstellen van PowerPoint-presentaties;
• Organiseren en coördineren van (interne) seminars;
• Diverse administratieve taken, zoals het afdrukken van prints, het beheren van het archief, enzovoort;
• Mogelijke extra taken indien u in het bezit bent van een bachelordiploma ‘Paralegal Assistant’:
  • Uitvoeren van onderzoeken en statistisch/documentair onderzoek;
  • Relevante informatie voor zaken zoeken en ontwikkelen.

Profiel

• U hebt bij voorkeur een bachelor- of masterdiploma in een verwant vakgebied (bachelor Office Management, bachelor Paralegal, master Vertalen, academische bachelor in de rechten, enz.);
• U hebt enkele jaren ervaring in een vergelijkbare functie;
• U hebt een grondige kennis van Microsoft Office 365, met name:
  • Word (wijzigingen bijhouden, cross-referenties, compares, geavanceerde nummeropmaak, enz.);
  • Outlook (agendabeheer, e-mailorganisatie).
• U heeft als moedertaal Nederlands of Frans met een zeer goede kennis van de andere taal en Engels (gesproken en geschreven);
• U bent stressbestendig en in staat om meerdere prioriteiten en deadlines te beheren;
• Sterk oog voor detail met toewijding aan kwaliteit;
• Positieve instelling en zin voor initiatief;
• Teamspeler die ook zelfstandig kan werken;
• Een dynamische, hands-on en behulpzame aanpak kenmerkt u.

Ons aanbod

• Een uitdagende functie met gevarieerde taken bij een gerenommeerd advocatenkantoor met internationale cliënten en dossiers;
• Een contract voor onbepaalde tijd, een aantrekkelijk salaris met extra voordelen, flexibele werktijden en de mogelijkheid om 1 dag per week thuis te werken:
  • Maaltijdcheques, vergoeding van openbaarvervoerskosten, hospitalisatie- en groepsverzekering, 13e maand.
• Een onlangs gerenoveerd kantoor in het prachtige Royal Depot-gebouw op de Tour & Taxis-site – gemakkelijk bereikbaar met de auto en met de trein vanaf het Noordstation (1,5 km). Er rijdt elke 5 minuten een pendelbus van en naar het treinstation.
• De mogelijkheid om deel te nemen aan allerlei activiteiten (ALTIUS-weekend, drinks, sportactiviteiten, …).

Bent u de multitaskingheld die wij zoeken? Solliciteer vandaag nog en kom ons dynamische team versterken!