Beleid Gegevensbescherming

Inhoud

1. Inleiding

2. Algemene informatie van toepassing op al onze verwerkingen van persoonsgegevens 

    2.1 Wie is de verwerkingsverantwoordelijke? 

    2.2 Hoe ontvangen wij uw persoonsgegevens?

    2.3 Delen wij uw persoonsgegeven mee buiten de Europese Unie?

    2.4 Welke rechten heeft u als betrokkene?

    2.5 Heeft u een klacht ?

3. Specifieke verwerkingen die op u van toepassing kunnen zijn

    3.1 U bent een cliënt van ALTIUS

    3.2 U bent een prospect van ALTIUS

    3.3 U bent een zakelijk contact van ALTIUS

    3.4 U bent een leverancier van ALTIUS

    3.5 U bent een bezoeker in de kantoren van ALTIUS

    3.6 U bent een deelnemer aan één van de activiteiten van ALTIUS

    3.7 U bent een bezoeker van de website van ALTIUS

    3.8 U bent een sollicitant bij ALTIUS

    3.9 In elk geval

 

1. Inleiding

Hieronder vindt u het beleid van ALTIUS CVBA (hierna “wij” of “ons”) in verband met de verwerking van gegevens van personen extern aan onze organisatie (cliënten, prospecten, zakelijke contacten, leveranciers, bezoekers van onze gebouwen of onze website, deelnemers aan activiteiten en sollicitanten).

Dit beleid is enkel van toepassing op de verwerking van gegevens van natuurlijke personen, niet op deze van rechtspersonen.

Het beleid kan van tijd tot tijd aangepast worden.

 

2. Algemene informatie van toepassing op al onze verwerkingen van persoonsgegevens

2.1 Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

ALTIUS CVBA, met maatschappelijke zetel te 1000 Brussel, Havenlaan 86C, bus 414, ondernemingsnummer 0476.389.071, telefoon +32 2 426 1414, fax +32 2 426 20 30 is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen hierna bepaald.

2.2 Hoe ontvangen wij uw persoonsgegevens?

Doorgaans geeft u ons zelf uw persoonsgegevens. Soms krijgen wij uw contactgegevens via de organisatie waar u werkt (uw werkgever, uw opdrachtgever etc.).

Wij kunnen uw contactgegevens ook vinden, updaten, aanvullen en verbeteren via publieke bronnen en sociale netwerken.

2.3 Delen wij uw persoonsgegeven mee buiten de Europese Unie?

De servers van ALTIUS staan in België en wij zullen uw persoonsgegevens niet doorgegeven naar landen buiten België of de Economische Europese Ruimte, tenzij (i) op uw verzoek, of (ii) voor zover noodzakelijk voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. In het kader van het gebruik van sommige softwaretoepassingen kunnen er tijdelijk wel persoonsgegevens doorgegeven worden naar landen buiten de Economische Europese Ruimte. In zulk geval wordt een passend beschermingsniveau geboden via het gebruik van de modelbepalingen van de Europese Commissie of, voor de V.S., via het EU-US Privacy Shield.

 2.4 Welke rechten heeft u als betrokkene?

U heeft verschillende rechten:

  • U heeft steeds een recht op inzage van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe na te gaan welke persoonsgegevens wij over u verwerken.
  • U heeft steeds een recht op verbetering van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die wij over u verwerken, te verbeteren of aan te vullen.
  • U heeft een recht op wissing van uw persoonsgegevens. Dit laat u toe persoonsgegevens die wij over u verwerken, definitief te wissen. Wij zijn niet altijd verplicht uw persoonsgegevens op uw verzoek te wissen – dit recht geldt enkel in de gevallen en in de mate voorzien door de wet.
  • U heeft een recht op beperking van de verwerking van persoonsgegeven die op u betrekking hebben. Dit laat u toe het gebruik van uw persoonsgegevens door ons te bevriezen, zonder deze te wissen. Wij zijn niet altijd verplicht uw persoonsgegevens op uw verzoek te beperken – dit recht geldt enkel in de gevallen en in de mate voorzien door de wet.
  • U heeft een recht tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bezwaar te maken. Dit laat u toe u te verzetten tegen de verdere verwerking van uw persoonsgegevens. Wij zijn niet altijd verplicht uw bezwaar te honoreren - dit recht geldt enkel wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang.
  • U heeft steeds het recht uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvindt op basis van uw toestemming.
  • U heeft steeds het recht om u te verzetten tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.
  • U heeft het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dit laat u toe persoonsgegevens vlot van één verwerkingsverantwoordelijke naar een andere te verplaatsen, te kopiëren of door te sturen. Dit recht kan enkel worden uitgeoefend wanneer de verwerking berust op uw toestemming of op een overeenkomst met u.

U kan uw rechten uitoefenen door de chef privacy te contacteren, zie hieronder, nummer 2.5.

2.5 Heeft u een klacht?

Voor alle vragen of klachten in verband met de verwerking van persoonsgegevens kan u steeds onze chef privacy contacteren:

ALTIUS CVBA

Tav Chef privacy

Havenlaan 86C, B414

1000 Brussel

Tel +32 2 426 1414

privacy@altius.com

U kan steeds ook een klacht indienen bij de toezichthoudende overheid van de plaats waar u woont. Voor België is dit:

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

contact@apd-gba.be

Tel +32 2 247 48 00.

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

 

3. Specifieke verwerkingen die op u van toepassing kunnen zijn

Hieronder kan u nagaan welke de verschillende verwerkingen zijn die wij hanteren.

3.1 U bent een cliënt van ALTIUS

Indien u onze cliënt bent of werkt bij/voor onze cliënt, verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Klantenbeheer (beheer dossier, beheer klantenrelatie, facturatie, inning etc.) op basis van de noodzaak om een overeenkomst met u uit te voeren. Zonder uw persoonsgegevens kunnen wij de overeenkomst niet uitvoeren;
  • De behartiging en/of verdediging in rechte van uw belangen op basis van de noodzaak om een overeenkomst met u uit te voeren. Persoonsgegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafrechtelijke inbreuken verwerken wij op basis van de wet van 30 juli 2018 (art. 10§1,2°);
  • Eventuele verplichte meldingen op basis van de noodzaak om een wettelijke verplichting na te leven waaraan wij moeten voldoen (bv. meldingen anti-witwas en KYC);
  • Direct marketing op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin u als cliënt nog beter van dienst te zijn door u op de hoogte houden van onze activiteiten en expertise;

Wij houden uw persoonsgegevens bij tussen 10 en maximaal 30 jaar na de afsluiting van het dossier, afhankelijk van het type dossier en de toepasselijke verjaringstermijnen.

Indien u ons in het kader van de behandeling van een dossier persoonsgegevens van andere dan uzelf (contactpersonen etc.) toevertrouwt, gaan wij ervan uit dat u die gegevens rechtmatig verwerkt en aan ons mag meedelen.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiair(e)s, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
  • de ordes van advocaten, in het kader van onze deontologische of wettelijke verplichtingen;
  • rechtbanken, advocaten buiten ALTIUS, deurwaarders, notarissen, gerechtelijk deskundigen en andere gerechtelijke actoren zover nodig voor de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • onafhankelijke consultants zover nodig voor de organisatie van ALTIUS, de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • gerechtelijke-, politionele of administratieve autoriteiten, wanneer de wet ons dat oplegt of zover nodig voor de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • verzekeraars juridische bijstand wanneer onze diensten gedekt zijn door een polis juridische bijstand;

3.2 U bent een prospect van ALTIUS

Indien u een potentiële cliënt bent, verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Prospectenbeheer op basis van uw toestemming (indien u zelf ons uw contactgegevens verstrekte), op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen (indien wij uw contactgegevens ontvingen van een derde, bv. een publieke bron), of op basis van de noodzaak om pre-contractuele maatregelen te nemen (indien u cliënt wenst te worden). Ons gerechtvaardigd belang hiervoor vermeld bestaat erin om marktopportuniteiten te identificeren;
  • Direct marketing op grond van uw toestemming.

U kan uw toestemming steeds intrekken.

Wij houden uw contactgegevens bij tot maximaal 10 jaar nadat u als prospect inactief bent geworden.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiair(e)s, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);

3.3 U bent een zakelijk contact van ALTIUS

Indien wij met u in contact staan voor zakelijke doeleinden anders dan als cliënt of prospect (u bent of werkt bij een gerechtsdeurwaarder, gerechtsdeskundige, overheidsinstelling, advocatenkantoor etc.), verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Communicatiebeheer op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin met gerechtelijke actoren te kunnen communiceren;
  • De verdediging van de belangen van cliënten op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat in de verdediging van de belangen van onze cliënten.

Wij houden uw gegevens bij zolang u professioneel actief bent.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiair(e)s, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
  • rechtbanken, advocaten buiten ALTIUS, deurwaarders, notarissen, gerechtelijk deskundigen en andere gerechtelijke actoren zover nodig voor de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • onafhankelijke consultants zover nodig voor de organisatie van ALTIUS, de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • gerechtelijke-, politionele of administratieve autoriteiten, wanneer de wet ons dat oplegt of zover nodig voor de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • verzekeraars juridische bijstand wanneer onze diensten gedekt zijn door een polis juridische bijstand;

3.4 U bent een leverancier van ALTIUS

Indien u producten of diensten levert aan ons (met uitzondering van de advocaten verbonden aan ALTIUS), of werkt bij/voor een leverancier van producten en diensten aan ons, verwerken wij uw persoonsgegevens voor leveranciersbeheer op basis van de noodzaak om een overeenkomst met u uit te voeren. Zonder uw persoonsgegevens kunnen wij de overeenkomst niet uitvoeren.

Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 10 jaar na de laatste levering.

In het kader van de verwezenlijking van dit doeleinde kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiair(e)s, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);

3.5 U bent een bezoeker in de kantoren van ALTIUS

Indien u onze kantoren bezoekt, verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Bezoekersbeheer op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin de (brand)veiligheid, vertrouwelijkheid en organisatie van activiteiten/vergaderingen te kunnen garanderen;
  • Direct marketing op basis van uw toestemming. U kan uw toestemming steeds intrekken.

Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 2 jaar na uw laatste bezoek.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiair(e)s, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
  • onafhankelijke consultants zover nodig voor de organisatie van ALTIUS, de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • gerechtelijke-, politionele of administratieve autoriteiten, wanneer de wet ons dat oplegt of zover nodig voor de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;

 

3.6 U bent een deelnemer aan één van de activiteiten van ALTIUS

Indien u deelneemt aan een ALTIUS activiteit (receptie, seminarie, webinar etc.), verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • De organisatie van de ALTIUS activiteit op basis van de uitvoering van de overeenkomst met u, met name uw inschrijving op onze activiteit;
  • Direct marketing op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin u als op de hoogte te houden van andere ALTIUS activiteiten en onze expertise om u zo nog beter van dienst te zijn.

Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 10 jaar nadat u als contact inactief bent geworden.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiair(e)s, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);

 

3.7 U bent een bezoeker van de website van ALTIUS

Indien u onze website bezoekt, verwerken wij uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

  • Om uw vraag of verzoek om informatie te beantwoorden om op uw verzoek precontractuele maatregelen te nemen;
  • Voor direct marketing, om u onder andere op de hoogte te houden van ALTIUS activiteiten, indien u daarin toestemt;
  • Voor het plaatsen en lezen van cookies indien u daarin toestemt. Meer informatie over ons gebruik van cookies vindt u terug in de cookies policy.

U kan uw toestemming steeds intrekken.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiair(e)s, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
  • de derde partijen die in de cookies policy vermeld worden;

 

3.8 U bent een sollicitant bij ALTIUS

Indien u solliciteert voor een job bij ons of deelneemt aan jobbeurzen, verwerken wij uw persoonsgegevens als sollicitant voor:

  • Het beheer en evaluatie van uw jobapplicatie in het kader van het nemen van precontractuele maatregelen;
  • Het aanhouden van een wervingsreserve op basis van de noodzaak ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin u later te contacteren voor een jobopportuniteit indien er geen vacature onmiddellijk vrij is. Wenst u niet in de wervingsreserve te worden opgenomen, dan kan u hiertegen steeds bezwaar maken.

Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 10 jaar na uw sollicitatie (tenzij u zich daartegen verzet).

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiair(e)s, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
  • de ordes van advocaten in het kader van onze deontologische of wettelijke verplichtingen;

3.9 In elk geval

In elke geval kunnen wij uw persoonsgegevens ook verwerken voor één van de hierna vermelde gevallen :

  • De opsporing, voorkoming en bestrijding van fraude en misbruik op basis van de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin om fraude en misbruik in te dijken;
  • Beheer van eigen geschillen op basis van de wet van 30 juli 2018 (art. 10§1,1°) en de noodzaak om ons gerechtvaardigd belang te behartigen. Ons gerechtvaardigd belang bestaat erin onze rechten te kunnen vrijwaren in het kader van geschillen.

Wij houden uw persoonsgegevens bij tot maximaal 10 jaar, tenzij de opsporing, de voorkoming en de bestrijding van fraude en misbruik, of het geschillenbeheer, vereist dat de persoonsgegevens langer dienen te worden bewaard.

In het kader van de verwezenlijking van deze doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens meedelen aan:

  • werknemers, werkstudenten, advocaat-stagiair(e)s, advocaten en vennoten van of verbonden met ALTIUS, voor zover zij uw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie;
  • onderaannemers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken (verwerkers);
  • de ordes van advocaten in het kader van onze deontologische of wettelijke verplichtingen;
  • rechtbanken, advocaten buiten ALTIUS, deurwaarders, notarissen, gerechtelijk deskundigen en andere gerechtelijke actoren zover nodig voor de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • onafhankelijke consultants zover nodig voor de organisatie van ALTIUS, de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • gerechtelijke-, politionele of administratieve autoriteiten, wanneer de wet ons dat oplegt of zover nodig voor de behandeling van een dossier of de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
  • verzekeraars juridische bijstand wanneer onze diensten gedekt zijn door een polis juridische bijstand;
follow us on